Politique sur la signature de documents de la commission

Introduction

La Commission de transport Ontario Northland (CTON) est tenue, dans le cours normal de ses activités, de signer de nombreux contrats, documents et instruments dont les dispositions peuvent avoir force exécutoire pour la CTON. La nature des processus opérationnels de la CTON dans un environnement numérique a évolué de façon significative depuis la précédente politique de signature de documents, tout comme la répartition des responsabilités entre la Commission et le président et chef de la direction. 

Objet

La présente politique a pour objet de définir les responsabilités des personnes habilitées à signer des documents et de préciser les conditions dans lesquelles le pouvoir de signer des documents peut être délégué. 

Portée 

Cette politique s’applique à toutes les divisions et filiales de la CTON. Elle remplace la politique approuvée par la Commission le 2 avril 2009. 

Politique

1. Aux fins de la présente politique, les « contrats, documents ou instruments » comprennent les contrats, documents ou instruments sous forme électronique ou numérique. 
2. Tous les accords et protocoles d’entente conclus entre la Commission et le ministère des Transports ou tout autre ministère ou organisme provincial ou le gouvernement doivent être signés par le président de la Commission ou, en l’absence du président, par un directeur et le président et chef de la direction ou, en l’absence du président et chef de la direction, par un directeur et le secrétaire. 
3. Sauf disposition contraire à l’article 2, les contrats, documents ou instruments nécessitant la signature de la Commission peuvent être signés par le président et chef de la direction de la Commission, et tous les contrats, documents ou instruments ainsi signés ont force exécutoire pour la Commission sans autre autorisation ou formalité. 
4. Le président et chef de la direction est habilité à déléguer, dans certaines circonstances, le pouvoir de signature de documents décrit à l’article 3. Aux termes de la politique en vertu de laquelle le président et chef de la direction délègue le pouvoir de signature de documents, il faut, de façon générale, que le pouvoir de signature de documents d’un poste donné corresponde aux pouvoirs financiers délégués de ce poste. Aux termes de la politique, il est possible de désigner tout agent ou toute personne qui signera, au nom de la Commission, l’ensemble des contrats, documents ou instruments ou bien des contrats, documents ou instruments en particulier. 
5. Le sceau de la Commission peut être apposé à tout contrat, document ou instrument nécessitant ce sceau par toute personne autorisée à signer le document, contrat ou instrument au nom de la Commission; toutefois, un contrat, un document ou un instrument n’est pas invalide du seul fait que le sceau de la Commission n’y est pas apposé. 
6. La ou les signatures de tout directeur, agent ou personne ayant le pouvoir de signer des documents au nom de la Commission aux termes de la présente politique peuvent être reproduites mécaniquement sur tout contrat, document ou instrument ou peuvent être apposées par voie numérique.

Approuvé par les directeurs de la Commission le 25 juin 2021.